浅析互联网政务背景下公文处理工作的问题与应
为了提高行政效能,实现便民利民,国家致力于电子政务的发展,加大电子信息技术的应用,不断推动我国电子政务建设。随着互联网技术的飞速发展、信息化建设不断增强,各机关单位也逐步适应新形势,探索改善工作方法,电子公文办公系统的应用日趋广泛,“互联网+政务”等新型电子政务发展模式也逐渐兴起,因此,在“互联网+”背景下对公文处理工作的探讨很有必要。
一、“互联网+”背景下的电子政务和公文处理
电子政务是指国家机关在政务活动中,全面应用现代信息技术、网络技术以及办公自动化技术等进行办公、管理和为社会提供公共服务的一种全新的管理模式,广义电子政务的范畴包括所有国家机构在内,狭义的电子政务主要包括直接承担管理国家公共事务、社会事务的各级行政机关[1]。随着科技的发展,传统通信技术已无法满足人民日益增长的信息需求。电子政务带来新型的电子信息应用和传递手段,使信息传播变得更加高效便捷[2]。2015年,国务院印发的《关于积极推进互联网+行动指导意见》正式明确了公共服务领域是“互联网+”行动计划的重点实施领域之一,对创新政府服务供给模式、再造政府业务流程具有重要意义,互联网、移动互联网、大数据、云计算等新一代信息技术将在“互联网+政务”中起着基础性的先导作用,进而推动形成全新的电子政务发展模式[3]。2018年4月,习近平出席全国网络安全和信息化工作会议时强调,要运用信息化手段推进政务公开、党务公开,加快推进电子政务,构建全流程一体化在线服务平台,更好解决企业和群众反映强烈的办事难、办事慢、办事繁的问题,充分体现了国家对于信息化建设和电子政务的重视。
电子公文随着电子政务的应用而应用。电子公文是在信息技术不断发展的基础上,通过特定的办公软件系统来实现公文的拟稿、签发过程,为实现无纸化办公需要而产生的一种新的公文办理模式。目前,电子公文办公系统已广泛应用于各企事业单位。相对于传统的纸质公文,在传输过程中,必须通过计算机系统阅读处理并通过网络进行传输,提高了办公效率,以实现其与纸质公文具有同等的法律效力[4]。电子公文在制作、使用、批转、发放等方面具有优势,被越来越广泛的使用,具备较大的发展潜力。首先,电子公文具有快捷性。电子文档的制作、处理、存储以及归档均可依托于特定的软件系统完成,在文件传输和发放上、信息资料的整理等各方面突破了空间的限制,使得异地办公、远距离办公成为了现实,具有方便快捷的特点;其次,电子公文具有灵活性,同一份电子公文,可以供不同人在同一时间、不同地点进行阅读,在行文方式、资料收集和整理等方面具有灵活性,有助于工作的开展和实施。另外,电子公文具有经济性。在文件传输上,电子公文的使用缩短了空间距离,可以大大减少人力、物力、财力上的支出。在文件存储上,由于公文以数据形式进行存储,可以节约更多的储存空间,在进行整理归档、处理过期公文时,也可灵活采用数据处理的方式,从而减少了办公用品的支出和管理成本。
二、“互联网+政务”背景下公文处理存在的问题
在电子公文广泛使用为各企事业单位带来方便的同时,也应该正确看待“互联网+”背景下,公文的写作和处理由于其自身发展不平衡不充分而带来的问题。
(一)安全保密性问题
电子公文以数据形式存储于电脑中,并在一定范围内通过网络形式进行传输,网络系统中的硬件、软件及其系统中的数据面临偶然或者恶意原因而遭到破坏、更改、泄露的风险。此外,由于工作人员对电子公文的操作技术手段不足、在安全保密的认识上仍然不足等,导致存在一定的安全隐患。因此“互联网+”背景下的公文写作和公文处理,其安全保密性是需要重点突破的问题。
(二)流程规范性问题
公文办理流程是公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的标准化流程。一般而言,公文的收文过程往往需要签收、启封、登记,拟办、请办、批办、分发、承办,组织传阅、催办,处置办毕公文,发文流程则需要拟稿、会商、审核、签发,核发、登记、缮印、用印或签署,分装、发出,处置办毕公文等规定动作。此外,传统纸质的公文的红头、规范用印等,也是公文有效性的重要体现。当前,虽然电子文件的运行和处理是在统一的公文管理系统中运行,但由于其信息产生、交换、使用、处理较为灵活,文件信息的内容又相对复杂,在文件运行、处理、归档等方面都需要在专门的管理系统中进行,因此在规范性方面会稍显不足。另外,电子公章能否做到专人专用,避免盗用、窃取、篡改,也是现存问题之一。
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