电子政务背景下政府档案管理模式研究
概述
电子政务是指国家机关在政务活动中,全面应用现代信息技术、网络技术及办公自动化技术进行办公、管理和为社会提供公共服务的一种全新管理模式。近年来,信息网络技术的应用已经渗透到了经济、社会、文化等各个领域。其中,政府行政管理中也早已引入了网络信息技术,极大地提升了政府行政管理效率,增强了政府行政服务质效。在网络信息技术的有力支持下,政府档案管理理念、管理模式以及主要流程均发生了较大变化,对此,应立足电子政务做好政府档案管理工作。
1 电子政务背景下政府档案管理现状
1.1 政府档案信息的归档
随着《电子文件归档与管理规范》等相关文件的制定和出台,进一步规范了政府档案管理。但在电子政务技术背景下,电子档案存储位置、存储方式等非传统因素的影响,使得归档的电子档案出现不可读现象,且其与传统纸质档案相比,电子档案真实性、法律凭证方面处于弱势,在归档方面还存在较大短板。
1.2 政府档案信息的管理
目前,电子档案管理相关的法律法规陆续颁布出台,对电子档案管理作出了较为明确的规定。但在电子政务背景下,政府档案管理的模式和方法还处于探索阶段,还需要进一步予以完善,以及政府各部门的监督和上级行政机关,尤其是电子档案主管部门的指导。
1.3 政府档案信息的可靠性
与传统纸质档案相比,电子档案在传输及应用方面更易被篡改、销毁,其真实性、可靠性均不同程度受到影响。《电子签名法》的出台有效解决了这一难题。但电子政务背景下,大数据、云计算、磁盘、光盘及云盘的应用,改变了政府档案信息存储模式,政府档案信息的可靠性受到极大影响。
2 电子政务背景下政府档案管理模式转变的必要性
2.1 提升政府档案管理认知的需要
电子政务背景下,政府的行政行为、行为过程及行政行为结果资料的收集等方面都发生了深刻变化,对传统纸质档案及其管理模式产生较大冲击,由此产生的大量的电子档案需要及时收集和归档。但从现状来看,电子政务背景下的政府档案管理的重要性认识不足,主要表现为未能把电子档案放在与纸质档案同等重要位置、法定地位做好文件收集,而是作为纸质档案的凭证。管理思想和管理理念较为陈旧,依托传统管理模式,造成电子档案收集不及时,甚至是丢失,纸质档案管理与电子文档管理融合不够紧密。因此,迫切需要从思想认知上转变,提升电子政务背景下政府档案管理模式、方法及流程管控等全方位认知。
2.2 加强政府档案管理技术的需要
电子政务背景下政府档案管理有了先进的信息技术支撑,为档案管理提供了可靠的技术保障。但从现实情况来看,这一信息技术与措施还不能很好地满足电子政务快速发展的现实需要。政府档案管理者缺乏电子政务背景下现代电子档案管理理念和先进技术应用,未能通过先进的信息技术将电子档案进行有机联系和整理,导致政府档案管理的效率不高,电子档案收集的完整性不强,没有很好地根据电子档案特点采取有效的应对措施,电子档案信息收集、归档、整理中信息技术应用不够。因此,迫切需要加强电子政务背景下政府档案管理技术的转变和提升。
2.3 强化政府档案管理安全的需要
电子政务背景下政府档案管理的信息安全面临着许多非传统因素影响。例如,电子档案面临着被篡改、被销毁的风险,且档案信息在网络环境下的传输与利用更易造成信息泄漏,难以确保其真实性。电子政务背景下,档案信息依托计算机和信息网络技术的应用,自身的防护功能减弱,黑客攻击、计算机病毒等非传统安全威胁,都无时无刻侵扰着政府档案管理,增添了政府档案管理难度。因此,迫切需要进一步提升档案管理安全理念,注重新技术在档案安全管理中的应用。
3 电子政务背景下政府档案管理模式转变内容
3.1 政府档案管理理念需转变
电子政务背景下,政务档案管理已经步入了信息化、网络化、自动化和数据化时代,档案管理的模式发生了深刻变化,电子档案的法律效力得到了认可,档案管理的效率更加高效,这就需要政府档案管理者及时转变管理理念和思维模式,牢固树立“全生命周期”档案管理理念,积极引入现代信息技术在电子档案存储、归档、保护、加密和备份中的应用,这就要求广大政府档案工作者做到与时俱进,不断创新电子档案管理模式,适应电子政务发展背景下的政府档案管理现实需要。
文章来源:《电子政务》 网址: http://www.dzzwzz.cn/qikandaodu/2020/1119/466.html